Garantir uma gestão de contratos ágil, precisa e eficaz é fundamental para empresas que buscam economizar tempo, custos e obter maior produtividade. Mas, considerando a rápida digitalização dos processos, contar com um gerenciamento que também assegure a integridade e confiabilidade dos contratos é importante.
Nesse contexto, um sistema para gestão de contratos confiável faz toda a diferença. Afinal, com ele é possível automatizar as operações, levando maior agilidade a esse processo.
Além disso, esses sistemas também permitem um melhor acompanhamento do ciclo de vida dos contratos. Tudo isso sendo feito com total segurança e sem criar vulnerabilidades que possam colocar em risco dados sensíveis e confidenciais.
Mas, com tantas opções disponíveis, escolher um programa de gestão eficiente e seguro para sua rotina pode ser um desafio. Sabendo disso, nesse artigo, elencamos os fatores que deve considerar ao escolher um sistema de gerenciamento de contratos confiável para o seu negócio. Confira!
Qual a importância da segurança na gestão de contratos
Os contratos são importantes alicerces para o funcionamento de qualquer empresa. Afinal, esses documentos exercem um papel de controle, definindo regras e convenções que levam a uma maior segurança jurídica em suas relações corporativas.
Esses documentos também podem ser instrumentos estratégicos para a conquista de mais economia, produtividade e rentabilidade no negócio. Mas, para isso, é importante contar com uma gestão de contratos que seja eficiente e, principalmente, segura.
Isso porque qualquer falha de segurança na gestão desses documentos pode resultar em vários prejuízos para as empresas. O que inclui:
- Perda de contratos importantes
- Roubo de dados críticos ou confidenciais
- Danos à imagem e reputação da empresa
Além disso, sem uma gestão de contratos segura, sua companhia fica exposta ao risco de violar conformidades. Algo que pode resultar em multas, ações judiciais e até levar o negócio à falência.
Como escolher um sistema de contratos confiável
Ter à disposição um sistema para gestão de contratos seguro pode impactar significativamente no funcionamento e resultados de uma empresa. Mas, como selecionar um programa que seja facilmente integrado ao seu processo de gestão e atenda às necessidades do seu negócio?
Para isso, é importante adotar alguns critérios. Abaixo enumeramos alguns dos mais relevantes para você conhecer.
Gerenciamento digital
Um bom sistema para gestão de contratos precisa contar com um gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Assim, além de maior agilidade no acesso aos contratos, também é possível rastrear históricos de negociação e retomar processos com mais eficiência.
Padronização dos contratos
Uma ótima forma de mitigar os riscos na gestão de contratos é trabalhar com a padronização desses documentos. Por isso, ao escolher um sistema de gestão de contratos, verifique se ele disponibiliza uma library de modelos de contratos, minutas e propostas para diferentes cenários.
Workflow configurável
Também é importante avaliar se o programa de gestão oferece rotinas de workflow personalizadas e automatizadas. Assim, é possível acompanhar o ciclo de vida dos contratos, fazer registros e aprovação de uma forma mais padronizada e eficiente.
Ter um sistema de gestão de contratos seguro operando na sua empresa pode otimizar suas operações e resultados de várias formas. Mas, para isso, é importante selecionar um programa capaz de simplificar a gestão desses documentos como você espera, mas com a segurança que o seu negócio necessita.
Soluções como a GED da FEPWeb, por exemplo, permite a geração de protocolos para rastreamento e consulta dos históricos de negociação. Assim, é possível garantir maior rapidez na retomada de processos e segurança na etapa de aprovação.
Além disso, o sistema é totalmente parametrizável com altos níveis de trilha de auditoria o que reforça a confiabilidade desse sistema.
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