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La adopción de la Duplicata Escritural exige que bancos, FIDCs, fintechs y demás instituciones que operan cuentas por cobrar revisen sus sistemas, integraciones y procesos internos.
El nuevo modelo no se limita a la sustitución de documentos físicos por registros digitales. Establece una infraestructura en la que la emisión, la escrituración, el registro, la negociación y los demás eventos asociados a la duplicata pasan a ser monitoreados electrónicamente.
Este cambio amplía la trazabilidad de los títulos, pero también aumenta la necesidad de integración entre ERPs, sistemas de crédito, plataformas de fondos, entornos heredados y entidades participantes del ecosistema.
La solución de Duplicata Escritural de Evertec organiza estos flujos en una capa integrada, desde la recepción y la validación de los datos hasta el seguimiento del ciclo de vida de la duplicata.
¿Todavía tiene dudas sobre las reglas y el funcionamiento del nuevo modelo? Acceda al artículo Duplicata Escritural: guía completa para bancos e instituciones financieras y consulte conceptos, regulación, cronograma y preguntas frecuentes.
Qué cambia en la operación con la Duplicata Escritural
La duplicata es un instrumento relevante para operaciones de crédito, anticipo, cesión y constitución de garantías. Sin embargo, durante décadas, su gestión estuvo basada en documentos, archivos y controles distribuidos entre diferentes participantes.
La Ley n.º 13.775/2018 estableció la base legal de la Duplicata Escritural. Posteriormente, la Resolución BCB n.º 339 definió las reglas para el funcionamiento del ecosistema, incluida la actuación de las entidades responsables de la escrituración y del registro de los títulos. El modelo también pasó por actualizaciones regulatorias posteriores, como la Resolución BCB n.º 540.
Para las instituciones, la adecuación implica mucho más que establecer una conexión técnica. Es necesario revisar cómo se reciben, validan, envían, consultan y actualizan los datos a lo largo de la operación.
Las operaciones fragmentadas aumentan el riesgo operativo
En muchas instituciones, la información sobre facturas, duplicatas, contratos y operaciones de crédito circula por sistemas que no se comunican de forma directa.
Un ERP puede concentrar los datos comerciales, mientras que el sistema de crédito registra la operación financiera. Los fondos, las plataformas de cuentas por cobrar, el backoffice y las áreas de cobranza pueden trabajar en otros entornos, con reglas y formatos diferentes.
Esta fragmentación puede ocasionar:
- Divergencias entre los datos de la factura y de la duplicata;
- Rechazos durante el envío de información;
- Necesidad de reprocesamiento manual;
- Controles paralelos en hojas de cálculo;
- Dificultad para realizar el seguimiento del estado de los títulos;
- Retrabajo entre las áreas de crédito, riesgo, operaciones y backoffice;
- Baja trazabilidad de los cambios y eventos.
En el modelo escritural, una inconsistencia en cualquier etapa puede afectar la emisión, el registro, la negociación o la liquidación de la duplicata. Por este motivo, la calidad de la integración pasa a ser una parte central de la adecuación regulatoria.
La solución de Evertec: escrituración y registro de la duplicata en un solo flujo
Para apoyar a las instituciones en este nuevo escenario, Evertec ofrece una solución integral para Duplicata Escritural, desarrollada para centralizar el proceso, con las funcionalidades de: registro del librador/librado, Optin, consulta de agenda, escrituración, registro, movimientos y extensión de contrato con seguridad, trazabilidad mediante dashboard e integraciones.
La solución conecta a los principales participantes y sistemas involucrados en la operación, incluidos:
- ERPs;
- Sistemas de gestión de crédito;
- Soluciones de Evertec como SGR, GRC y FIDC;
- Entidades registradoras autorizadas;
- Entornos internos de operaciones, riesgo, crédito y backoffice.
A diferencia de los enfoques fragmentados, la solución de Evertec organiza el proceso de la duplicata en un flujo único, reduciendo las interrupciones entre etapas y apoyando a la institución desde la recepción de los datos hasta el seguimiento del ciclo de la duplicata
El resultado es una operación más integrada, estandarizada y preparada para cumplir con los requisitos del nuevo modelo regulatorio.
¿Cómo funciona la solución en la práctica?
La solución de Duplicata Escritural de Evertec fue diseñada para operar con altos volúmenes, automatización y control en las etapas críticas del proceso.
1. Recepción de los datos de facturas y duplicatas
La solución recibe los datos necesarios para iniciar el proceso de escrituración, ya sea mediante API, archivo o integración con los sistemas internos de la institución.
2. Validación de los datos antes del envío
Antes de la escrituración o del registro, el sistema realiza validaciones de consistencia, estructura y requisitos necesarios para reducir fallas, inconsistencias y retrabajo operativo.
3. Escrituración según el estándar exigido
La solución actúa como puente entre los datos internos de la institución y los formatos exigidos en el proceso de escrituración, apoyando la estandarización y el cumplimiento de la operación.
4. Registro e integración con entidades registradoras
La plataforma conecta a la institución con las entidades registradoras para registrar duplicatas, consultar información, realizar el seguimiento de agendas y monitorear el estado de los títulos a lo largo del proceso.
5. Monitoreo del ciclo de vida de la duplicata
La institución obtiene mayor visibilidad sobre el proceso completo de la duplicata, incluida la emisión, la escrituración, el registro, la manifestación, la liquidación, la baja o la impugnación.
Esta visión integrada permite un mayor control para las áreas de riesgo, crédito, operaciones, cobranza y backoffice.
Por qué elegir Evertec para este proceso
La adecuación a la Duplicata Escritural exige más que una conexión técnica con las entidades registradoras. Requiere una arquitectura capaz de integrar sistemas, escalar operaciones, reducir riesgos y apoyar a la institución en un cambio estructural en la forma de operar cuentas por cobrar.
La solución de Evertec se diferencia por combinar tecnología, integración y conocimiento del ecosistema financiero en un proceso completo de escrituración y registro.
- Integración con el ecosistema de cuentas por cobrar: La solución se conecta con ERPs, entidades registradoras y sistemas de Evertec como SGR, GRC y FIDC, facilitando la integración con operaciones que ya utilizan soluciones de la compañía.
- Arquitectura modular y escalable: La plataforma fue desarrollada para atender a instituciones con diferentes niveles de complejidad, volúmenes operativos y estructuras de cartera.
- Visión completa de la operación: Con el seguimiento del ciclo de vida de la duplicata, las áreas involucradas obtienen mayor visibilidad, control y trazabilidad de los títulos.
- Reducción del riesgo operativo: La automatización de las etapas críticas, la validación de los datos y la estandarización de los flujos ayudan a reducir inconsistencias, retrabajo y fallas que pueden comprometer la operación.
- Apoyo a la adecuación regulatoria: La solución apoya a la institución en la adaptación a los requisitos de la Resolución BCB n.º 339, simplificando la operación y reduciendo la complejidad del nuevo modelo.
Quién puede utilizar la solución de Duplicata Escritural
La solución está dirigida a instituciones y empresas que necesitan operar cuentas por cobrar con integración, trazabilidad y capacidad de procesamiento a escala.
Bancos e instituciones financieras
Los bancos que utilizan duplicatas en operaciones de crédito, anticipo o garantía necesitan conectar la Duplicata Escritural con los procesos de análisis, contratación, formalización y seguimiento.
La solución ayuda a integrar estas etapas con los sistemas utilizados por la institución.
FIDCs y operaciones de cuentas por cobrar
Los FIDCs dependen de información consistente sobre los títulos que componen sus carteras.
La centralización de los datos y el seguimiento de los eventos apoyan el control de las cesiones, liquidaciones, bajas y demás movimientos asociados a las cuentas por cobrar.
Fintechs y plataformas de crédito
Las fintechs que trabajan con originación o anticipo de cuentas por cobrar pueden incorporar los flujos de la Duplicata Escritural a los procesos digitales de contratación y gestión de crédito.
Empresas emisoras
Las empresas que emiten grandes volúmenes de facturas también necesitan preparar sus datos y sistemas para el modelo escritural.
La integración con ERPs y entornos de facturación ayuda a estructurar el envío y la validación de la información necesaria.
Evertec conecta la Duplicata Escritural con su operación
La adecuación a la Duplicata Escritural no depende únicamente de una conexión con el ecosistema. Exige que los datos, sistemas, reglas y áreas internas trabajen en un flujo coordinado.
La solución de Evertec centraliza la recepción y la validación de la información, conecta los sistemas internos con los procesos de escrituración y registro y amplía la visibilidad del ciclo de los títulos.
De esta manera, los bancos, FIDCs, fintechs y empresas emisoras pueden reducir los controles manuales, organizar la gestión de asuntos pendientes y preparar sus operaciones para trabajar con cuentas por cobrar a mayor escala.
Hable con uno de nuestros especialistas y descubra cómo integrar la Duplicata Escritural con su operación de crédito y cuentas por cobrar.
