O contínuo desenvolvimento de tecnologias digitais possibilita variadas opções de organização e armazenamento de documentos eletrônicos aos ambientes administrativos, de forma rápida e organizada.
Com isso, o Ministério da Educação (MEC) elaborou a Portaria Nº 315 no dia 4 de abril de 2018. O principal objetivo é assegurar que todas as instituições de ensino superior disponham de um acervo acadêmico digital.
Dessa forma, quais são as melhores maneiras de realizar a digitalização de documentos acadêmicos? Neste post mostraremos dicas eficientes e seguras de como automatizar processos cadastrais dos alunos nas faculdades e universidades.
Esquematize e mapeie os processos administrativos
Uma das determinações do MEC para a adoção de um sistema digital é o gerenciamento eficaz da base de dados. A correta utilização do sistema garante a preservação de todo o acervo documental.
Portanto, o primeiro passo é mapear todos os processos. Assim, será possível entender melhor as entradas, saídas e ações necessárias de cada etapa administrativa.
Dessa maneira obtém-se uma visão sistêmica de todos os procedimentos e identifica-se gargalos ou atividades que não agregam valor. Os colaboradores também conhecerão em detalhes todas as atividades realizadas pela instituição de ensino.
Migre para um ambiente virtual de arquivamento
O perfil atual dos universitários valoriza a praticidade e rapidez para a realização de tarefas. Sendo assim, grande parte dos estudos e pesquisas acadêmicas são realizadas por meio de mídias virtuais.
No caso das instituições de ensino, a utilização de um ambiente virtual possibilita a redução de arquivos físicos e tem impacto direto no espaço utilizado, bem como no tempo gasto para pesquisar e analisar as atividades administrativas realizadas.
Após a digitalização de documentos a gestão terá capacidade de se tornar mais eficiente. Os custos relativos a armazenamento, extravios e perdas serão reduzidos, e a instituição poderá contar com mais praticidade e segurança no acesso às informações.
Adote um software de gestão documental
Em relação aos sistemas operacionais, é fundamental que as instituições de ensino tenham como objetivo automatizar e integrar as tarefas de diversas áreas.
Com isso, o estudante não precisa se deslocar às secretarias do curso ou da administração para solicitar comprovantes e declarações. A lista de atividades, formulários e documentos online podem se estender a:
- declarações de formado;
- histórico escolar;
- matrículas em disciplinas;
- processo de seleção para monitoria;
- visualização da carga horária e créditos cursados;
- trancamento de matrícula.
Pode-se afirmar que a tramitação virtual de processos, aliada à digitalização de documentos, tem como resultado direto a redução dos custos de impressão, a simplificação no atendimento e a desburocratização de processos institucionais.
Invista no armazenamento em nuvem
Devido ao grande volume de informações nos sistemas operacionais das instituições, o espaço demandado para armazenamento se torna cada vez maior. Nessas situações, uma opção complementar, segura e eficaz é o arquivamento em nuvem.
Ele funciona da seguinte forma: o sistema é adquirido por um fornecedor externo, que atua com capacidade de armazenamento físico de dados. Esse servidor entrega, pela internet, a possibilidade de arquivamento, mediante pagamento de acordo com o uso.
Os fornecedores coordenam a segurança e capacidade, fornecendo serviços complementares que coletam, protegem e gerenciam os dados arquivados. Não é necessário obter um hardware, e o pagamento é realizado apenas pelo armazenamento utilizado de fato.
O processo de digitalização dos documentos garante às faculdades e universidades a oportunidade de automatizar processos, reduzir o tempo de atendimento aos estudantes e oferecer maior controle e segurança de dados utilizados na administração. Sendo assim, é possível estruturar uma gestão moderna e informatizada.
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