A quantidade de dados gerada por negócios diariamente em meios digitais criou uma série de novas oportunidades para empresas. Porém, essa análise de documentos é um processo complexo e com grandes desafios: o gestor deve garantir que os analistas sejam capazes de obter bons insights a partir dos dados existentes e, com isso, evitar falhas ou prejuízos.
Com o apoio das soluções tecnológicas corretas, a empresa pode tornar o processo de análise de documentos automatizado e, assim, evitar uma série de erros. Além disso, o número de fatores que será considerado nessas rotinas crescerá drasticamente, aumentando também a capacidade de analistas atingirem os resultados esperados de uma forma mais inovadora.
Se você quer saber como isso é possível, veja o nosso texto abaixo!
As dificuldades da análise de documentos tradicional
Os últimos anos foram marcados por uma série de mudanças no ambiente de negócios. Com mais smartphones presentes na vida de clientes e a tecnologia integrada a processos estratégicos, o número de informações criadas em meios digitais atingiu um elevado nível. E, com isso, as empresas precisaram adaptar-se para manter a competitividade.
As necessidades do consumidor tornaram-se o foco das rotinas do negócio. Mas, para que o empreendimento fosse capaz de criar perfis precisos com dados sobre o seu público-alvo, identificar tendências e avaliar a recepção de seus produtos, os processos de análise de dados precisam incluir uma série de informações até então disponíveis apenas em meios digitais.
O mesmo vale para rotinas corporativas. Para a identificação de problemas operacionais, otimização de processos e análises de segurança, tornou-se impensável desconsiderar documentos digitais com tantas vantagens em vista.
Nesse cenário, o uso de mecanismos para análise de documentos tradicionais deixou de ser suficiente. A avaliação tradicional não é mais capaz de fornecer bons insights para analistas, que encontram mais dificuldades para cruzar dados, validar rotinas e integrar informações sobre a dia a dia da empresa. Como consequência, ela perde vantagem competitiva e capacidade para criar rotinas mais inteligentes e conectadas com as tendências de mercado.
Otimização da análise de documentos em 4 passos
A otimização do processo de análise de documentos é fundamental para que a empresa possa atingir os seus objetivos de médio e longo prazo. Com um processo bem estruturado, o negócio consegue reduzir riscos, evitar prejuízos e se posicionar de forma mais eficaz no mercado. Além disso, a instituição criará uma melhor experiência de uso dos seus serviços, tornando-se muito mais competitiva.
Veja abaixo quatro passos que podem contribuir para que sua instituição atinja melhores resultados com as suas rotinas de análise de documentos!
1. Tenha metas claras
Ter objetivos bem definidos é um dos passos básicos de qualquer rotina de análise de documentos. Quando o profissional sabe o que pretende obter por meio desse processo, torna-se mais fácil escolher estratégias eficazes: da metodologia aos dados que são escolhidos, tudo será estruturado para atingir os melhores resultados possíveis.
Além de facilitar o trabalho de seus analistas, ter metas bem definidas facilita a automação. Assim, ao automatizar seu fluxo operacional, as regras e metas serão migradas mais rapidamente para o digital.
2. Saiba armazenar dados
A rotina de análise de documentos é tão eficaz quanto forem as qualidades das informações utilizadas. Portanto, a instituição precisa manter uma política de gestão de dados eficaz para evitar a quebra da integridade dos seus arquivos digitais. Com isso, o analista terá sempre a segurança de estar utilizando informações robustas e confiáveis.
3. Filtre os registros
Torne o seu processo de análise mais simples. Saiba filtrar conteúdos a partir das metas da análise de documentos. Assim, você evitará erros e conseguirá manter os seus resultados mais precisos.
Dica: use a tecnologia a seu favor! Analisar documentos e fluxos é tarefa complexa, se feita manualmente. Automatize seu fluxo de análise de documentos, e tenha dados mais estruturados para criar filtros e avaliar se seus resultados estão de acordo com o esperado para cada meta.
4. Consiga agregar valor aos seus processos de análise
Além de saber filtrar e definir uma estratégia de análise objetiva, a empresa precisa agregar valor às suas informações. Os processos listados anteriormente, como a criação de uma política de gestão da informação e a definição de metas claras, são dois pontos a serem considerados.
Porém, isso não impede a instituição de manter maior controle para agregar valor aos seus dados. Um dos melhores mecanismos para otimizar o uso das informações disponíveis é o uso de uma ferramenta automatizada para gerir dados. Ela servirá como um mecanismo para que a instituição possa atingir melhores resultados e, com isso, ter um fluxo de análise muito mais eficaz.
Tecnologias para uma ferramenta automatizada
Apesar dos investimentos em tecnologia crescerem a cada ano, é de extrema importância saber em qual tecnologia investir para otimizar fluxos de trabalho, ganhar em produtividade, reduzir custos e priorizar a experiência do cliente.
As soluções da Simply têm em sua base as tecnologias mais avançadas do mercado que permitem às empresas de diversos setores otimizar processos e gerir informações geradas por eles de forma automatizada.
Conheça algumas dessas:
- OCR (Optical Character Recognition — ou Reconhecimento Óptico de Caractere, em português): tecnologia que permite o reconhecimento de informações em textos digitalizados e imagens;
- Inteligência Artificial: auxilia o software a se tornar mais inteligente automaticamente. Com o apoio de redes neurais, os dados inseridos são continuamente analisados e os documentos treinados, para ampliar a precisão do reconhecimento e evitar riscos, uma vez que somente com o OCR não é possível extrair informações e identificar documentos complexos, como RG, CNH e comprovante de residência.
- Cloud Computing: Na nuvem, os sistemas podem ser mais acessíveis, escaláveis e eficientes. Permite processamentos em grande escala, tratamento de picos de produção e sazonalidades;
- RPA (Robotic Process Automation): a robotização é capaz de interagir com sistemas e sites externos e internos da empresa. Com o RPA, processos de busca e interações podem ser automatizados de forma simples.
A melhor plataforma enterprise do mercado
A Simply oferece hoje no mercado a melhor plataforma enterprise aplicada aos processos de cadastros, formalização e onboarding digital. Isso porque conta com as tecnologias mais avançadas e o desenvolvimento constante de suas soluções. Quer saber como essas tecnologias são aplicadas? Conheça as soluções Simply:
- Atomics: faz o reconhecimento e a extração dos dados de documentos;
- Mining: para automatização da consulta a dados de clientes;
- S-Forms: para captura de dados de entrada em formulários web;
- S-Works: plataforma para automação de processos;
- VAR: para validação automática de regras antifraude para RG de todos os estados brasileiros.
Quer saber mais como a Simply pode transformar toda a sua operação? Fale com nossos consultores!
Benefícios de uma ferramenta de análise de documentos automatizada
Possuir uma rotina de análise documental apoiada por ferramentas de TI pode trazer uma série de benefícios para a empresa. Confira alguns abaixo!
Redução de custos
Quando o empreendimento sabe avaliar os dados disponíveis sobre o seu fluxo de trabalho corretamente, encontrar pontos que necessitam de melhorias torna-se algo muito mais preciso. Além disso, ao eliminar falhas operacionais, a empresa pode diminuir o desperdício de recursos e, assim, criar novas fontes de investimentos.
Conheça uma ferramenta de automação que torna possível acompanhar em tempo real a produtividade de seus analistas, quais os seus gargalos, e otimizar a realização de tarefas antes feitas manualmente.
Melhoria no atendimento ao cliente
A análise de documentos também auxilia a instituição a otimizar o atendimento a seus clientes. A empresa poderá unificar as informações de vários atendimentos em uma única rotina de análise e, assim, identificar todos os fatores que contribuem positivamente ou negativamente para o sucesso das suas abordagens. Dessa forma, será muito mais fácil encontrar os melhores mecanismos para atender às demandas de seu público-alvo.
Agilidade operacional
A análise automatizada de documentos traz mais agilidade para a empresa. O tempo necessário para organizar, processar e obter insights a partir das informações disponíveis será muito menor. Assim, a instituição conseguirá responder rapidamente a demandas de clientes e parceiros comerciais.
Entenda neste ebook como otimizar os processos de cadastro através da tecnologia.
Redução de fraudes
Fraudes são um problema para qualquer negócio. Mas, com a análise de documentos automatizada, as chances do empreendimento encontrar pontos que indiquem falhas graves tornam-se muito maiores: todo o histórico de relacionamento de um consumidor, por exemplo, poderá ser avaliado para validar informações e, assim, evitar que informações adulteradas sejam utilizadas.
Integração de áreas
A análise de documentos também gera mais integração, especialmente quando ela é feita com o apoio de uma ferramenta tecnológica. A empresa pode cruzar dados de diferentes áreas, gerando maior integração interna. Todos os setores poderão colaborar para atingir melhores resultados e, assim, contribuir para o sucesso das iniciativas do empreendimento e a criação de serviços focados na demanda de consumidores.
A análise de documentos possui um papel estratégico para instituições bancárias. Bem utilizada, ela reduz riscos, os prejuízos enfrentados pelo negócio e o desperdício de recursos. Dessa forma, a empresa consegue atingir melhores resultados a médio e longo prazo.
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