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A tecnologia cumpre um papel essencial nas nossas vidas ao otimizar tarefas manuais e reduzir burocracias. A assinatura de contratos e outros documentos se insere nesse contexto, com o uso da assinatura digital cada vez mais comum e proporcionando economia de tempo e recursos para as empresas.
No contexto das administradoras de consórcio, que lidam em seu cotidiano com inúmeros processos e documentos de venda, pagamentos e transferências, ter o recurso da assinatura digital é bastante útil.
Basta imaginar o contrato com um novo cliente. Para assiná-lo da maneira tradicional, é preciso imprimir o documento, assinar todas as vias, rubricar todas as páginas, ir a um cartório reconhecer firma das assinaturas e, depois, armazenar o documento, ocupando um espaço físico na empresa.
A assinatura digital permite eliminar todo esse processo. A seguir, detalhamos como as assinaturas digitais operam e listamos 3 benefícios principais para as administradoras de consórcio.
Assinatura digital: como funciona?
A assinatura digital funciona como uma assinatura convencional, porém realizada virtualmente, dispensando papel e caneta. Ela corresponde a um código, combinado entre o emissor e o receptor, que atesta a validade de uma declaração feita virtualmente.
Em outras palavras, a assinatura digital tem o mesmo objetivo e validade de uma assinatura comum — ou seja, dar o aval daquela pessoa a respeito do que apresenta o documento assinado —, mas faz isso de forma totalmente eletrônica.
Trata-se, portanto, de uma maneira segura e legal para assinar documentos digitais de qualquer lugar, em qualquer momento, sem a necessidade de impressões e deslocamentos.
3 benefícios da assinatura digital para administradoras
De maneira geral, a assinatura digital simplifica e moderniza o processo de proposição e aceite de condições expressas em documentos online.
Além disso, com o processo de digitalização em curso em diversos âmbitos da sociedade, o uso de assinaturas digitais se torna ainda mais interessante, visto que segue uma tendência global de processos mais ágeis, práticos e com menos burocracias.
- Praticidade
No contexto das administradoras de consórcios, praticidade nas operações é um atributo essencial, visto que estão inseridas em um mercado que não para de crescer. No primeiro semestre de 2022, o número de consorciados ativos cresceu 12,1% em relação a 2021, segundo a Associação Brasileira de Administradoras de Consórcios (Abac).
Diante do aumento de demanda, a assinatura digital se torna um recurso fundamental para garantir a praticidade no fechamento dos novos contratos, o que impacta diretamente na qualidade do atendimento ao consorciado.
- Agilidade
Outro benefício das assinaturas digitais que impacta a experiência do consorciado é a agilidade, quando comparada com as assinaturas tradicionais. Afinal, tudo é feito de forma online, sem a necessidade de deslocamentos.
Outro ponto é que a assinatura digital também torna os processos internos da administradora mais rápidos. Não vai ser preciso esperar a coleta de assinaturas de cada parte para autorizar uma atividade. Tudo é feito de forma online e armazenado em nuvem para ser acessado de onde estiver por quem for autorizado.
- Economia
A experiência do cliente deve ocupar o centro das decisões, o que torna a assinatura digital um excelente recurso. Porém, a economia que essa ferramenta proporciona às administradoras também é outro grande diferencial.
Usando a assinatura digital, é possível reduzir despesas com impressão de documentos e com locomoção. Serão menos custos com papel, tinta para impressão, energia, pastas de arquivos e outros materiais de escritório.
Workflow completo e dinâmico
A Sinqia Digital , através da sua adquirida FEPWeb agregou ao seu portfólio de softwares uma ferramenta eficiente para assinaturas.
Com a tecnologia, as administradoras podem fechar novos contratos digitalmente e com validade jurídica. O sistema também pode ser utilizado por seguradoras, bancos, corretoras, entre outras empresas, entidades e instituições financeiras.
O grande diferencial da ferramenta FEPWeb CMS é o workflow completo para a gestão de processos de assinaturas digitais e eletrônicas: inclui armazenamento, distribuição, consulta e gerenciamento dos documentos.
Com a tecnologia, as administradoras enviam o documento para os signatários, que realizam a formalização digital ou eletrônica por meio do computador ou do celular. Após a assinatura, é gerado um protocolo com total validade jurídica. Junto com a trilha de auditoria, o documento fica disponível para futuras consultas em backoffice. Por fim, todos os signatários recebem uma cópia do documento.
É importante destacar que agregar tecnologia e digitalização ao setor de consórcio, como é o caso da assinatura digital, significa atender as necessidades de um público que quer mais facilidade nos processos e menos burocracia. As administradoras que souberem se adequar às novas demandas terão, cada vez mais, a liderança do segmento.
