Os dados são fundamentais para processos de tomada de decisão, abrangendo desde a contratação de novos funcionários, fornecedores e parcerias comerciais. O Background Check ou checagem de antecedentes utiliza Nome e CPF (ou Razão Social e CNPJ) para avaliar informações cadastrais que indicam riscos ao negócio da empresa.
Continue a leitura desse artigo e descubra como implementar um processo de Background Check na sua empresa e melhorar a segurança dos seus processos reduzindo custos operacionais com a automação desse processo.
Neste artigo você vai encontrar:
- O que é o Background Check
- Estruturando seu Background Check
- Benefícios do Background Check para as operações financeiras
- Por onde começar um Background Check
- Uma plataforma completa de Background Check
O que é o Background Check
O background check é um processo que busca encontrar o maior número de informações disponíveis sobre uma pessoa ou empresa para avaliação de novos fornecedores, processo de recrutamento de novos colaboradores e credenciamento de novos clientes. Com esse processo é possível identificar problemas comerciais, financeiros, legais ou até mesmo criminais de uma pessoa ou empresa antes de estabelecer relações de trabalho.
A checagem de antecedentes não é apenas uma prática exclusiva do compliance, essa validação deve ser realizada também em áreas de recursos humanos, financeiro e jurídico como forma de prevenção a fraudes e conformidade com cenários regulatórios.
Além disso, muitas empresas têm aproveitado o Background Check para facilitar o onboarding de novos clientes aos seus produtos e serviços. Esse processo gera vantagens importantes em diversos setores e segmentos de mercado, especialmente para as empresas do setor financeiro que precisam validar uma grande quantidade de documentos e analisar a identidade e histórico dos clientes.
Existem muitos riscos para as empresas que não verificam ou validam as informações repassadas por clientes, colaboradores e fornecedores. Sem um processo de Background Check sua empresa pode sofrer crimes cibernéticos, fraudes e roubos afetando a cadeia de operações do negócio. Sua empresa ainda pode perder oportunidades de negócio por não conformidade com leis ou não proporcionar um onboarding descomplicado para novos clientes.
Quer saber mais sobre o Background Check? Baixe nosso guia rápido e entenda de vez esse conceito.
Estruturando seu Background Check
A validação de documentos como CPF e CNPJ pode evitar a entrada de fraudadores em sua empresa, sejam clientes, funcionários ou fornecedores. Com o background check é possível averiguar a situação cadastral de pessoas e empresas, assim como dados inconsistentes, dívidas ativas e outras informações que podem oferecer riscos ao seu negócio.
Por esses motivos, é claro visualizar como o background check apoia empresas em seus desafios diários de validação cadastral e autenticação de identidade de clientes, funcionários e terceiros.
Confira as melhores práticas e pontos de atenção para a estruturação do seu processo de background check em alinhamento com as regulamentações do mercado e tecnologias do momento.
Armazenamento Seguro
Novas regulamentações como a LGPD, Bacen 4.658 / 3.909 e mais recentemente o PIX, para pagamentos instantâneos, trazem obrigações direcionadas para a coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais de clientes. Além disso, algumas dessas regulamentações exigem a estruturação de processos de segurança cibernética para armazenamento de dados em nuvem.
O background check é baseado em informações sensíveis e por isso, esse processo precisa estar em conformidade com essas regulamentações e melhores práticas de segurança da informação.
Desenvolva processos de segurança cibernética, busque parceiros, como a Simply, que estão em conformidade com as regulamentações, oriente seus colaboradores como forma de prevenir vazamento de dados e que pessoas mal-intencionadas não tenham acesso às suas informações.
Requisitos de Negócio
O processo de background check oferece novas opções de onboarding, produtos e serviços sem desgastes burocráticos e procedimentos desnecessários para o cliente. Por exemplo, contratar crédito e solicitar cartões são ações que não demandam, necessariamente, entrega de documentos físicos.
Construa um processo com base nas particularidades do seu negócio e minimize as chances de erros. Comece com um levantamento de informações importantes para o desenvolvimento do processo. Esclareça as informações necessárias para o processo, como executá-las e encontrá-las, e por último como fazer a avaliação dos resultados.
Monitoramento
Desenvolva processos de monitoramento e indicadores de acompanhamento para avaliar as movimentações financeiras do seu cliente, funcionário ou fornecedor, além de seus registros criminais como um complemento ao processo de background check. Acompanhe mudanças nos padrões de consumo ou transações financeiras do seu cliente ou parceiro.
Além disso, os processos de verificação e validação de identidade devem ser repetidos regularmente para a atualização cadastral e especialmente em casos onde existem dúvidas sobre a veracidade dos documentos apresentados ou em que as informações apresentadas sejam inadequadas.
Automação
Busque ferramentas capazes de cruzar grandes quantidades de dados e evite gargalos durante a execução do processo. Cruzamentos de dados permitem o uso de tecnologias modernas como machine learning, criando soluções sofisticadas de validação cadastral, as quais oferecem uma experiência fluída ao cliente e garantem segurança para todo o ecossistema envolvido no processo.
Benefícios do Background Check para as operações financeiras
O background check ou checagem de antecedentes é amplamente implementado em empresas dos segmentos mais variados, porém o setor financeiro e de meios de pagamentos apresentam desafios particulares em que esse processo de validação contribui diretamente com a manutenção das operações desses negócios.
Em pesquisa recente, 7 em cada 10 negócios online no Brasil registraram aumento de prejuízos com fraudes em 2018. As regras de compliance tem se tornado cada vez mais rígidas, ao mesmo passo em que novas fraudes e crimes cibernéticos acontecem entre os bancos e fintechs, enquanto o mercado de meios de pagamento demanda constante inovação.
Com a adesão urgente e repentina ao home office, devido à pandemia do coronavírus, muitas empresas precisaram adequar seus processos de onboarding para o formato digital de forma rápida e muitas vezes sem o uso de um processo de checagem de antecedentes, trazendo sérios riscos para o seu negócio e clientes.
Confira abaixo como o background check contribui positivamente com os processos e especificidades do setor financeiro e de meios de pagamento.
Compliance
Uma pesquisa realizada pelo Serasa demonstra que 57% das empresas relatam maiores perdas por fraude associadas à abertura e aquisição de conta. Para manter-se em conformidade com leis e regulamentações como a LGPD, o setor financeiro precisa estar atento a riscos de fraudes e vazamento de dados.
Adotar um processo de background check que abrange a validação de documentos como CPF e CNPJ, pode evitar a entrada de fraudadores em sua empresa. As informações que passam por um background check são validadas através de consultas junto a órgãos como CADICON, CADIRREG e TCU para examinar se você está lidando com clientes cujas contas foram consideradas ilícitas.
O background check é um aliado para Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD) e está relacionado com outras práticas de compliance como Know Your Client (KYC), Employee (KYE), Partner (KYP) e Due Diligence.
Experiência do Cliente
Os clientes não querem esperar horas e dias até que sua empresa conclua a verificação manual de cada novo cadastro. O background check facilita o processo de onboarding de novos clientes. Os dados disponibilizados são necessários para que ferramentas tecnológicas elaborem relatórios completos sobre o perfil de consumo do cliente, além da sua situação cadastral, histórico e comportamento em transações.
Dessa forma, sua empresa está prevenindo riscos e facilitando para que bons clientes consigam ser aprovados muito mais rapidamente e sem precisar cumprir muitas etapas em um cadastro burocrático.
Segurança
Ameaças internas podem ser representadas por colaboradores insatisfeitos, descuidados, processos de segurança falhos ou falhas de segurança de terceiros ou fornecedores.
Uma pesquisa realizada pelo Ponemon Institute em 2018, apresenta que, dos 3.269 ataques reportados no estudo:
- 64% foram causados por conta da negligência de colaboradores internos ou terceirizados;
- 23% foram atribuídos a causas criminosas;
- 13% envolveram roubos de credenciais, onde pessoas externas conseguiram acesso às informações particulares das empresas entrevistadas.
Não ter um controle ou verificação das pessoas que você concede acesso aos dados da sua empresa é uma forma de estar vulnerável aos crimes cibernéticos e problemas de continuidade de negócio.
Eficiência Operacional
A automação de processos permite que equipes dedicadas à validação manual de informações possam desempenhar atividades mais estratégicas dentro do seu negócio. Rotinas repetitivas são realizadas rapidamente, sem necessidade de contratação adicional de colaboradores ou intervenção manual.
Uma operação automatizada reduz os custos com backoffice, abrindo espaço para sua empresa conquistar maior liberdade financeira para investir em pontos mais estratégicos para o seu negócio — tais como oportunidades que virão com o open banking.
Além disso, procedimentos de background check possibilitam tomadas de decisão baseadas em análises mais significativas de dados, e promovem menos análises subjetivas suscetíveis a erros ou fraudes.
Por onde começar um Background Check?
Validações cadastrais realizadas sem o background check costumam consumir mais recursos financeiros de uma empresa, e sobrecarregam equipes inteiras desnecessariamente em procedimentos manuais.
Considerando que o background check é um processo minucioso de análise de dados e ao mesmo tempo ele precisa ser executado rapidamente, é fundamental implementar um processo orientado ao negócio da empresa para não demandar muito tempo ou causar complicações no processo de onboarding de clientes, por exemplo.
Desenvolvemos esse roteiro para o desenvolvimento inicial do background check na sua empresa, e recomendamos que você busque acrescentar as particularidades do seu negócio ao processo com o objetivo de fortalecer a segurança das suas operações.
Levantamento de Informações
O primeiro passo para iniciar o background check na sua empresa é descobrir quais informações são necessárias para a avaliação. É muito importante você mapear apenas os dados necessários para o processo, considerando que é necessário solicitar consentimento e informar ao cliente sobre o uso dos seus dados pessoais de acordo com a LGPD. Dados como Nome e CPF (ou Razão Social e CNPJ) são comumente utilizados para avaliar indícios de problemas financeiros, comerciais, legais ou até mesmo criminais.
Perfil
Após identificar as informações básicas de cadastro para o seu negócio, o segundo passo é o desenvolvimento de um perfil de risco do cliente, fornecedor ou funcionário. Para isso, você pode fazer um levantamento de informações financeiras, comerciais ou criminais de uma pessoa ou empresa como forma de complementar o background check.
Base de Dados
Para encontrar algumas dessas informações você pode utilizar plataformas gratuitas ou pagas disponibilizadas pela internet. Para uma melhor eficiência do processo de background check é preciso fazer uso de uma base de dados atualizada capaz de retornar informações assertivas e rápidas acerca de uma pessoa ou empresa. Alguns exemplos de fontes são: SPC / Serasa, Boa Vista, Receita Federal e Polícia Federal.
Avaliação
A avaliação das informações para o background check é o mais importante para o processo decisório de uma empresa. A avaliação considera se as informações disponibilizadas por um cliente, fornecedor ou funcionário representam algum risco para a empresa. Para isso, você pode criar um score com os dados como forma de conduzir a avaliação, considerando aspectos como produto ou serviço contratado, região geográfica onde seu fornecedor ou cliente está localizado, além do seu histórico criminal e movimentações financeiras.
Além disso, recomendamos automatizar o processo de background check. A automatização do background check permite a estruturação de um processo dinâmico com ferramentas tecnológicas possibilitando a validação quase automática dos dados cadastrais. Dessa forma, sua empresa consegue reduzir os entraves das operações de backoffice e proporcionar assertividade às decisões estratégicas.
Conheça logo em seguida como nossa plataforma utiliza o machine learning para automatizar fluxos do background check e proporcionar agilidade e segurança para nossos clientes.
Uma plataforma completa de Background Check
A plataforma Simply dispõe do produto S-Works para automação de fluxos operacionais de onboarding e cadastros de forma eletrônica com segurança e velocidade. Desenvolvemos esse produto especialmente para abertura de conta digital PF e PJ, empréstimo consignado, cadastro de pacientes, clientes e funcionários.
Com o S-Works e o Mining, é possível mapear o processo de background check de acordo com suas regras de negócio, criar regras de antifraude e PLD. Disponibilizamos indicadores em tempo real para o monitoramento da segurança da sua operação e rastreabilidade de riscos.
Em complemento, possuímos o produto Atomics que identifica os documentos, extrai as informações (CPF, nome completo, número do documento, entre outros) e entrega uma análise eletrônica de documentos completa para reduzir o esforço manual de sua operação com automação e segurança. Também disponibilizamos o sistema VAR que realiza, com inteligência artificial, a validação automática de regras antifraude para RG de todos os estados brasileiros.
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