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O sucesso de uma empresa depende de muitos fatores, mas um dos principais é sem dúvida a implementação de processos administrativos eficientes. Nesse quesito, uma prática que pode contribuir na capacidade de organização e sistematização de processos para uma maior produtividade da empresa é investir em tecnologias que otimizam a triagem de documentos.
Afinal, é no processo de controle dos documentos que se analisa a natureza das informações segmentando-as por assunto ou área em comum. E fazer isso de forma manual, amplia as chances de falhas, assim como o tempo e esforço necessário para sua execução.
Mas, do que se trata exatamente a triagem de documentos? Como funciona esse processo? O que é preciso fazer para automatizar essa etapa?
Visando esclarecer estas e outras dúvidas preparamos esse artigo completo sobre o assunto. Confira!
O que é a triagem de documentos?
A triagem de documentos é o setor responsável pelo controle do fluxo de documentos na empresa. É nele onde se faz a captação, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e emissão de documentos.
Como funciona?
Basicamente, o processo de triagem de documentos funciona analisando a natureza da documentação que tramita na empresa. É nesse setor onde se faz a conferência de todas as informações contidas no cadastros e documentos pessoais de clientes e funcionários.
Nas empresas onde a triagem é feita manualmente, existe uma área específica para esta finalidade e também requer mão de obra capacitada para o serviço que faz a análise seguindo um checklist.
Enquanto isso, quando a documentação da empresa é baseada no digital, o processo de triagem é feito de maneira automatizada em plataformas especializadas, onde todo o trabalho de arquivamento é feito sem intervenção humana.
Como o fluxo de documentos nas empresas é muito alto, contar com inovações tecnológicas para uma análise eletrônica e automatizada de dados é essencial. Não só por agilizar esse processo, mas também por permitir uma melhor análise de risco e o perfil dos clientes, validando as informações fornecidas e reduzindo, com isso, os riscos de fraudes.
Benefícios
São vários os benefícios de automatizar o processo de triagem de documentos, confira algumas dessas vantagens:
- Otimizar os processos gerando maior produtividade;
- Não necessita de intervenção humana;
- Reduz riscos de fraudes, golpes e crimes trazendo maior segurança para a instituição, seus clientes e colaboradores;
- Analisa e valida uma grande quantidade de dados em pouco tempo;
- Reduz falhas no processo de verificação e validação de dados.
Como automatizar a triagem de documentos?
Como pode perceber, a triagem de documentos é uma etapa muito importante do Onboarding nas empresas e automatizar o processo de análise e validação das documentações oferece vários benefícios. Mas, como fazer isso na prática?
Basicamente, é preciso tipificar esse processo de análise de documentos com uso de tecnologias como o OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) e a inteligência artificial. Assim é possível extrair as informações e as transformar em textos agilizando cadastro com preenchimento automático.
Para isso, é preciso investir em tecnologias que sejam capazes de otimizar esse processo e, consequentemente, elevar a produtividade da empresa, assim como reduzir seus custos operacionais e garantir uma melhor experiência ao cliente.
Nesse sentido, soluções como o Atomics da Simply podem ser muito úteis para otimizar as operações de triagem de documentos nas instituições. Com esta solução, que utiliza IA e tecnologia OCR, é possível mapear de forma prática, bem como eficiente todo tipo de documento, desde os mais simples aos mais complexos.
O Atomics permite ainda identificar o tipo de documento, verificar e extrair informações fundamentais para processos cadastrais, bem como validar esses documentos e realizar o facematch da selfie com a fotografia do documento.
Quer saber mais sobre esta solução e como ela pode ajudar a otimizar o Onboarding da sua empresa? Entre em contato conosco e descubra já!
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