Como a Fundação IBM fortaleceu sua governança com o BPO da Evertec

A governança é crucial no mercado de entidades de previdência, pois garante a segurança, transparência e eficiência na gestão dos recursos dos participantes, alinhando os interesses de todos os envolvidos.  

Veja agora como a Fundação Previdenciária IBM, ao contratar o serviço de governança da Evertec, aliado ao sistema Compliasset, conseguiu melhorar sua gestão e monitoramento das exigências impostas pela Previc, trazendo maior segurança, controle e centralização das obrigações relacionadas à governança, com um acompanhamento mais claro, tempestivo e eficiente. 

Principais desafios de governança: o case da IBM 

A Fundação Previdenciária IBM (FPIBM), entidade fechada de previdência complementar e sem fins lucrativos, tem como missão promover a segurança financeira e a preparação para o futuro de seus participantes.  

Como muitas EFPCs, a FPIBM enfrentava os desafios típicos de uma estrutura enxuta, especialmente no que diz respeito à gestão das atividades de governança e conformidade regulatória. 

Com um cenário normativo em constante evolução e prazos rigorosos estabelecidos pelos órgãos reguladores, a entidade identificou a necessidade de fortalecer seus processos de monitoramento, controle e documentação, a fim de garantir maior segurança, agilidade e conformidade. 

Entre os principais pontos de atenção estavam: 

• Necessidade de centralizar e dar visibilidade às obrigações regulatórias: o acompanhamento manual dificultava a identificação tempestiva de alterações normativas e seus respectivos prazos, elevando o risco de descumprimentos;

• Ausência de rastreabilidade e evidências consolidadas das entregas realizadas: ainda que a Fundação elaborasse os documentos exigidos, nem sempre havia um processo claro e automatizado para garantir a publicação adequada e a comprovação das ações realizadas; 

• Gestão descentralizada dos processos de habilitação e certificação de dirigentes: o controle das exigências legais aplicáveis aos membros da governança era realizado de forma fragmentada, o que dificultava a visualização rápida do status de cada dirigente. 

De modo geral, foi identificada a oportunidade de aprimorar a estrutura de governança por meio da adoção de ferramentas adequadas e mecanismos que proporcionassem maior controle, rastreabilidade, previsibilidade e segurança regulatória. 

Parceria de valor: a jornada da FPIBM com o BPO da Evertec 

Diante da busca por maior controle, segurança regulatória e eficiência operacional, a entidade contou com o suporte da equipe de Governança da Evertec para a implantação do serviço especializado, aliado ao sistema Compliasset. 

A implementação foi conduzida de forma estruturada, respeitando as particularidades da operação e promovendo a adaptação gradual dos usuários às novas rotinas. O processo foi pautado em escuta ativa, alinhamento contínuo e customização das entregas conforme a realidade da entidade. 

Esse modelo progressivo e colaborativo permitiu: 

• A consolidação de um ambiente único para o registro e a gestão das obrigações regulatórias; 

• O monitoramento dos prazos legais e o acompanhamento das atualizações normativas de forma automatizada; 

• A padronização do fluxo de disponibilização e publicação de documentos, em conformidade com os requisitos legais; 

• O controle sistematizado dos processos de habilitação, certificação e qualificação de dirigentes, com alertas e evidências de conformidade acessíveis em tempo real; 

• Com o apoio do Compliasset, o processo de governança passou a contar com maior rastreabilidade, previsibilidade e segurança, contribuindo para uma atuação mais eficiente, estratégica e alinhada às exigências do segmento. 

Resultados concretos: os ganhos da FPIBM com o BPO da Evertec

A adoção do serviço de governança da Evertec trouxe ganhos concretos para a operação da entidade, com melhorias perceptíveis em diversos aspectos da gestão. Entre os principais benefícios identificados, destacam-se: 

• Maior controle e rastreabilidade das obrigações legais, com prazos e entregas monitorados de forma centralizada e organizada; 

• Redução de retrabalho e maior clareza na definição de responsabilidades, resultado da atuação coordenada entre a equipe de governança e os pontos focais da entidade; 

• Melhoria na organização e disponibilização da documentação exigida pela legislação, promovendo mais transparência e agilidade no atendimento às fiscalizações; 

• Padronização e aprimoramento do controle dos processos de habilitação, certificação e qualificação dos dirigentes, contribuindo para a mitigação de riscos regulatórios; 

• Facilidade no dia a dia da operação de governança, com o uso do sistema Compliasset, que traz robustez e facilidade de uso. 

À medida que a entidade utiliza a solução, aliado ao nosso sistema, dados quantitativos estão sendo gerados e acompanhados para subsidiar uma avaliação mais ampla de desempenho, fortalecendo a tomada de decisões estratégicas e a melhoria contínua da governança. 

Sua entidade precisa otimizar o cumprimento das normas aplicáveis ao segmento de previdência complementar e atender com maior precisão às exigências dos órgãos fiscalizadores? Fale agora com nossos consultores e conheça nosso serviço de governança!