La gobernanza es crucial en el mercado de entidades de previsión, pues garantiza la seguridad, transparencia y eficiencia en la gestión de los recursos de los participantes, alineando los intereses de todos los involucrados.
Conozca ahora cómo la Fundación Previsional IBM, al contratar el servicio de gobernanza de Evertec, aliado al sistema Compliasset, logró mejorar su gestión y el monitoreo de las exigencias impuestas por la Previc, aportando mayor seguridad, control y centralización de las obligaciones relacionadas con la gobernanza, con un seguimiento más claro, oportuno y eficiente.
Principales desafíos de gobernanza: el caso de IBM
La Fundación Previsional IBM (FPIBM), entidad cerrada de previsión complementaria y sin fines de lucro, tiene como misión promover la seguridad financiera y la preparación para el futuro de sus participantes.
Como muchas EFPCs, la FPIBM enfrentaba los desafíos típicos de una estructura reducida, especialmente en lo que respecta a la gestión de las actividades de gobernanza y cumplimiento regulatorio.
Con un escenario normativo en constante evolución y plazos rigurosos establecidos por los organismos reguladores, la entidad identificó la necesidad de fortalecer sus procesos de monitoreo, control y documentación, a fin de garantizar mayor seguridad, agilidad y cumplimiento.
Entre los principales puntos de atención estaban:
- Necesidad de centralizar y dar visibilidad a las obligaciones regulatorias: el seguimiento manual dificultaba la identificación oportuna de cambios normativos y sus respectivos plazos, aumentando el riesgo de incumplimientos;
- Ausencia de trazabilidad y evidencias consolidadas de las entregas realizadas: aunque la Fundación elaboraba los documentos exigidos, no siempre existía un proceso claro y automatizado para garantizar la publicación adecuada y la comprobación de las acciones realizadas;
- Gestión descentralizada de los procesos de habilitación y certificación de dirigentes: el control de las exigencias legales aplicables a los miembros de la gobernanza se realizaba de forma fragmentada, lo que dificultaba la visualización rápida del estado de cada dirigente.
En general, se identificó la oportunidad de mejorar la estructura de gobernanza mediante la adopción de herramientas adecuadas y mecanismos que proporcionaran mayor control, trazabilidad, previsibilidad y seguridad regulatoria.
Alianza de valor: la jornada de la FPIBM con el BPO de Evertec
En la búsqueda de mayor control, seguridad regulatoria y eficiencia operativa, la entidad contó con el soporte del equipo de Gobernanza de Evertec para la implementación del servicio especializado, aliado al sistema Compliasset.
La implementación se llevó a cabo de manera estructurada, respetando las particularidades de la operación y promoviendo la adaptación gradual de los usuarios a las nuevas rutinas. El proceso se basó en escucha activa, alineamiento continuo y personalización de las entregas conforme a la realidad de la entidad.
Este modelo progresivo y colaborativo permitió:
- La consolidación de un ambiente único para el registro y la gestión de las obligaciones regulatorias;
- El monitoreo de los plazos legales y el seguimiento de las actualizaciones normativas de forma automatizada;
- La estandarización del flujo de disponibilización y publicación de documentos, en conformidad con los requisitos legales;
- El control sistematizado de los procesos de habilitación, certificación y calificación de dirigentes, con alertas y evidencias de cumplimiento accesibles en tiempo real;
- Con el apoyo de Compliasset, el proceso de gobernanza pasó a contar con mayor trazabilidad, previsibilidad y seguridad, contribuyendo a una actuación más eficiente, estratégica y alineada a las exigencias del sector.
Resultados concretos: los logros de la FPIBM con el BPO de Evertec
La adopción del servicio de gobernanza de Evertec trajo beneficios concretos para la operación de la entidad, con mejoras perceptibles en diversos aspectos de la gestión. Entre los principales beneficios identificados, se destacan:
- Mayor control y trazabilidad de las obligaciones legales, con plazos y entregas monitoreados de forma centralizada y organizada;
- Reducción de retrabajo y mayor claridad en la definición de responsabilidades, resultado de la actuación coordinada entre el equipo de gobernanza y los puntos focales de la entidad;
- Mejora en la organización y disponibilidad de la documentación exigida por la legislación, promoviendo más transparencia y agilidad en la atención a las fiscalizaciones;
- Estandarización y perfeccionamiento del control de los procesos de habilitación, certificación y calificación de dirigentes, contribuyendo a la mitigación de riesgos regulatorios;
- Facilidad en el día a día de la operación de gobernanza, con el uso del sistema Compliasset, que aporta robustez y facilidad de uso.
A medida que la entidad utiliza la solución, junto con nuestro sistema, se están generando y siguiendo datos cuantitativos para respaldar una evaluación más amplia de desempeño, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas y la mejora continua de la gobernanza.
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