Agilizar o fluxo de trabalho e otimizar tempo sem abrir mão de processos bem gerenciados é o objetivo de muitas empresas. Afinal, é com essa dinâmica que se consegue alcançar um maior rendimento, evitar desperdícios e se sobressair da concorrência. Mas como tornar isso uma realidade no ambiente corporativo? É aí que entra em ação a automatização de workflow.
Com a automação dos processos mais simples e rotineiros do negócio, é possível melhorar a qualidade e eficiência dos serviços prestados.
Mais do que isso, em um cenário cada vez mais competitivo, a automatização do fluxo de trabalho leva as empresas a criar um ambiente mais organizado, facilmente controlável, elevando sua capacidade produtiva a outro nível.
Acompanhe conosco esse artigo e saiba mais sobre o que é automatização de workflow e como essa inovação pode ajudar sua empresa na gestão de contratos. Confira!
O que é a automatização de workflow?
Em tradução livre, workflow significa “fluxo de trabalho”. Desse modo podemos compreender a automatização de workflow como o processo de digitalização e automação das atividades rotineiras de uma empresa.
Ou seja, trata-se de um processo que usa tecnologia para otimizar o fluxo de trabalho e a gestão de processos nas empresas.
Por que investir?
Geralmente, a rotina de uma corporação envolve tarefas repetitivas e burocráticas, que devem ser realizadas, mas demandam tempo. Além disso, muitas delas não precisam necessariamente de intervenção humana.
Nesse contexto, a automatização de workflow opera agilizando a execução dessas atividades, eliminando gargalos e evitando retrabalhos. Ao colocar em prática a automatização de workflow na empresa, é possível ainda:
- Aumentar a segurança dos processos;
- Diminuir burocracias;
- Melhorar o desempenho dos colaboradores;
- Reduzir custos;
- Simplificar o processo de comunicação;
- Melhorar a escalabilidade.
Atualmente é possível automatizar vários workflows na rotina de uma empresa e a gestão de contratos é uma delas.
Como a automatização de workflow auxilia na gestão de contratos?
Inovações voltadas para automatização de workflow são ótimas alternativas quando se busca otimizar a gestão de contratos. E, além disso favorece o processos de gestão em etapas cruciais, como:
Análise e aprovação de contratos
A automatização de workflow na gestão de contratos ajuda a integrar áreas envolvidas no processo de contratação. Desde a área jurídica, até o setor de suprimentos e outras áreas correlacionadas. Assim, é possível criar um fluxo de dados envolvendo análise, negociação e aprovação de contratos facilmente auditáveis.
Controle de prazos
A automatização da gestão de contratos possibilita ainda a garantia de um maior controle em relação a prazos e reajustes dos contratos. Assim, gestores otimizam o lead time entre a criação e o fechamento dos acordos.
E mais, também é possível identificar os acordos com maior índice de risco para a empresa, promovendo maior segurança na gestão de contratos.
Fluxo financeiro
A automatização de workflow na gestão de contratos oferece maior precisão no cronograma de pagamentos da empresa. Isso porque, é possível assegurar que os repasses financeiros só aconteçam após percorrerem toda uma cadeia de autorização.
Essa é uma medida que não só ajuda a reduzir os índices de pagamentos indevidos e repasse de valores incorretos, como também diminui os casos de fraudes.
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Automatizar o workflow na gestão de contratos é algo que pode agregar muitos benefícios para qualquer empresa. Além disso, trata-se de uma etapa essencial na transformação digital de uma organização.
Mas, para funcionar corretamente, é preciso que a empresa conte com um bom software de automação de workflow à frente do seu processo de gestão.
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