A governança é crucial no mercado de entidades de previdência, pois garante a segurança, transparência e eficiência na gestão dos recursos dos participantes, alinhando os interesses de todos os envolvidos.
Veja agora como a Fundação Previdenciária IBM, ao contratar o serviço de governança da Evertec, aliado ao sistema Compliasset, conseguiu melhorar sua gestão e monitoramento das exigências impostas pela Previc, trazendo maior segurança, controle e centralização das obrigações relacionadas à governança, com um acompanhamento mais claro, tempestivo e eficiente.
Principais desafios de governança: o case da IBM
A Fundação Previdenciária IBM (FPIBM), entidade fechada de previdência complementar e sem fins lucrativos, tem como missão promover a segurança financeira e a preparação para o futuro de seus participantes.
Como muitas EFPCs, a FPIBM enfrentava os desafios típicos de uma estrutura enxuta, especialmente no que diz respeito à gestão das atividades de governança e conformidade regulatória.
Com um cenário normativo em constante evolução e prazos rigorosos estabelecidos pelos órgãos reguladores, a entidade identificou a necessidade de fortalecer seus processos de monitoramento, controle e documentação, a fim de garantir maior segurança, agilidade e conformidade.
Entre os principais pontos de atenção estavam:
- Necessidade de centralizar e dar visibilidade às obrigações regulatórias: o acompanhamento manual dificultava a identificação tempestiva de alterações normativas e seus respectivos prazos, elevando o risco de descumprimentos;
- Ausência de rastreabilidade e evidências consolidadas das entregas realizadas: ainda que a Fundação elaborasse os documentos exigidos, nem sempre havia um processo claro e automatizado para garantir a publicação adequada e a comprovação das ações realizadas;
- Gestão descentralizada dos processos de habilitação e certificação de dirigentes: o controle das exigências legais aplicáveis aos membros da governança era realizado de forma fragmentada, o que dificultava a visualização rápida do status de cada dirigente.
De modo geral, foi identificada a oportunidade de aprimorar a estrutura de governança por meio da adoção de ferramentas adequadas e mecanismos que proporcionassem maior controle, rastreabilidade, previsibilidade e segurança regulatória.
Parceria de valor: a jornada da FPIBM com o BPO da Evertec
Diante da busca por maior controle, segurança regulatória e eficiência operacional, a entidade contou com o suporte da equipe de Governança da Evertec para a implantação do serviço especializado, aliado ao sistema Compliasset.
A implementação foi conduzida de forma estruturada, respeitando as particularidades da operação e promovendo a adaptação gradual dos usuários às novas rotinas. O processo foi pautado em escuta ativa, alinhamento contínuo e customização das entregas conforme a realidade da entidade.
Esse modelo progressivo e colaborativo permitiu:
- A consolidação de um ambiente único para o registro e a gestão das obrigações regulatórias;
- O monitoramento dos prazos legais e o acompanhamento das atualizações normativas de forma automatizada;
- A padronização do fluxo de disponibilização e publicação de documentos, em conformidade com os requisitos legais;
- O controle sistematizado dos processos de habilitação, certificação e qualificação de dirigentes, com alertas e evidências de conformidade acessíveis em tempo real;
- Com o apoio do Compliasset, o processo de governança passou a contar com maior rastreabilidade, previsibilidade e segurança, contribuindo para uma atuação mais eficiente, estratégica e alinhada às exigências do segmento.
Resultados concretos: os ganhos da FPIBM com o BPO da Evertec
A adoção do serviço de governança da Evertec trouxe ganhos concretos para a operação da entidade, com melhorias perceptíveis em diversos aspectos da gestão. Entre os principais benefícios identificados, destacam-se:
- Maior controle e rastreabilidade das obrigações legais, com prazos e entregas monitorados de forma centralizada e organizada;
- Redução de retrabalho e maior clareza na definição de responsabilidades, resultado da atuação coordenada entre a equipe de governança e os pontos focais da entidade;
- Melhoria na organização e disponibilização da documentação exigida pela legislação, promovendo mais transparência e agilidade no atendimento às fiscalizações;
- Padronização e aprimoramento do controle dos processos de habilitação, certificação e qualificação dos dirigentes, contribuindo para a mitigação de riscos regulatórios;
- Facilidade no dia a dia da operação de governança, com o uso do sistema Compliasset, que traz robustez e facilidade de uso.
À medida que a entidade utiliza a solução, aliado ao nosso sistema, dados quantitativos estão sendo gerados e acompanhados para subsidiar uma avaliação mais ampla de desempenho, fortalecendo a tomada de decisões estratégicas e a melhoria contínua da governança.
Sua entidade precisa otimizar o cumprimento das normas aplicáveis ao segmento de previdência complementar e atender com maior precisão às exigências dos órgãos fiscalizadores? Fale agora com nossos consultores e conheça nosso serviço de governança!
