Independentemente do porte ou segmento de atuação, as empresas que lidam diariamente com muitos dados precisam incluir a formalização de documentos em seu processo de gestão. Afinal, por meio dela é possível assegurar a verificação e autenticação de dados, levando mais segurança, controle e eficiência ao negócio.
O fato é que vivemos em um momento onde boa parte das transações são digitais, sobretudo no mercado financeiro. Com isso, ter o cuidado de formalizar os documentos que se processa no dia a dia pode ser decisivo para o sucesso de um negócio.
Mas do que se trata essa formalização de documentos? Como funciona esse processo e qual sua importância para a experiência do cliente?
Para sanar essas e outras dúvidas preparamos esse artigo sobre o assunto. Continue lendo e saiba mais sobre como esse processo pode impactar positivamente sua empresa e clientes.
O que é formalização de documentos?
A formalização de documentos consiste na ação de validar dados, atestando que eles são verídicos e tem validade jurídica. Para que a formalização de documentos ocorra, a empresa também precisa contar com a autenticação de assinatura do cliente.
Como funciona?
Basicamente, segue um processo minucioso para garantir que os documentos atendam aos requisitos legais. Para isso, é feito um levantamento de uma série de documentos e através de regras que atendem as exigências internas e legais esses dados são analisados.
Uma vez identificado que tudo está regular e sem pendências, o processo segue com o registro da assinatura da documentação. O que pode ser feito pessoalmente, ou então de maneira digital.
Qual a importância da formalização de documentos para a experiência do cliente
A formalização de documentos é uma maneira de assegurar que todas as partes envolvidas estão resguardadas.
É também uma forma de otimizar a experiência do cliente. Afinal de contas, a burocracia acaba sendo bem menor, uma vez que todo o processo é feito de forma 100% online.
Além disso, esse tipo de processo também eleva a produtividade, reduz custos com mão de obra e infraestrutura e oferece outras vantagens como:
Aumenta o controle de processos
Como todos os documentos precisam passar por seus controladores responsáveis, há maior segurança para gerenciar as operações.
Maior segurança para cliente e empresas
O cliente tem a sua assinatura eletrônica única, que permite que apenas autorize documentações. Dessa forma, ele e a empresa têm mais segurança.
Garantia de validade jurídica
Todo o processo de formalização de documentos segue os padrões legais estabelecidos por lei no Brasil. Dessa forma, os procedimentos possuem aporte jurídico e legal, tendo a mesma validade do que se fossem feitos fisicamente, em uma unidade física do negócio.
Como acelerar a formalização de documentos?
Como é possível perceber, a formalização de documentos é um processo que pode agregar positivamente a rotina de uma empresa.
O Santander, por exemplo, é um grande nome do setor bancário que aderiu a assinatura digital da FepWeb como parte da formalização de documentos. Com isso, vários de seus processos se tornaram 100% digitais, aprimorando a experiência do cliente.
A FepWeb oferece uma solução completa de formalização de documentos. Por meio dela os clientes podem fazer a assinatura de forma digital ou eletrônica, otimizando o fechamento de negócios.
Além disso, a empresa também oferece outros serviços que podem ser úteis nesse sentido, como formulários online, cadastro corporativo e até mesmo soluções sob demanda.
Com a formalização de documentos você garante mais facilidade para o seu cliente, e segurança para o seu negócio. Então não deixe de investir nesse processo e revolucione a gestão documental na sua empresa.
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