A dinâmica acelerada do mercado atual exige empresas cada vez mais ágeis e antenadas às necessidades dos seus clientes. Uma demora em um atendimento pode significar a perda de um negócio e o consequente fortalecimento da concorrência. Neste sentido, a gestão de processos no setor financeiro ocupa um espaço valioso entre as prioridades dos gerentes.
Gerenciando rotinas com alta precisão, a companhia evita prejuízos e gera mais competitividade para os seus serviços. Se você quer saber como fazer isso, veja o nosso post de hoje!
Mas o que é gestão de processos?
Antes de entender a gestão, é preciso compreender que todo o funcionamento da empresa é baseado em processos. Um processo é o caminho percorrido por um produto, serviço, atendimento, ou qualquer demanda que a empresa represente, desde a sua entrada até a sua saída. Todos os departamentos estão envolvidos, de alguma maneira, nos processos da organização.
A gestão de processos atua no gerenciamento e otimização de todo esse modelo. Para ser eficiente, a gestão precisa atuar na correção de todas as deficiências que ocorrem nos departamentos. Assim, o gestor terá os recursos necessários para garantir que a prestação de serviços realizada pela organização, seja qual for o seu ramo de atuação, seja sempre ágil, eficaz e ao gosto do cliente.
A concorrência atual permite que as pessoas optem sempre pela excelência no atendimento e os novos consumidores estão cada vez mais exigentes. Por isso, uma empresa que possui processos deficientes certamente ficará para trás no mercado. Em outras palavras, investir na gestão de processos é uma forma de garantir o sucesso do negócio.
E como fazer uma boa gestão de processos no setor financeiro?
Assim como todas as organizações, as empresas do setor financeiro possuem uma infinidade de processos. Alguns são mais vitais, pois impactam diretamente o cliente, como a concessão de empréstimos, captação de investimentos, entre outros. No entanto, também há processos de Recursos Humanos, por exemplo, que podem não ser tão aparentes, mas precisam de agilidade para manter as equipes motivadas.
Em ambos os casos, é importante que a empresa saiba estruturar as suas estratégias e escolher os melhores mecanismos conforme o seu perfil. Dessa forma, as rotinas terão ganhos reais de qualidade. Veja algumas dicas para fazer uma boa gestão de processos do setor financeiro.
1. Mapeie os processos
Um dos grandes gargalos das organizações, e que impede que elas façam uma boa gestão, é a falta de conhecimento dos próprios processos. Muitas vezes eles são feitos pelos mesmos funcionários e, aparentemente, tudo funciona bem. Mas sempre é possível melhorar, principalmente no aspecto da agilidade.
Portanto, o primeiro passo para a gestão de processos é realizar um mapeamento completo de todos os processos que são realizados na organização. Documente a forma certa de executar todas as rotinas de maneira clara e objetiva. Além disso, mantenha tais dados acessíveis para profissionais, evitando a manutenção de fluxos de trabalho de baixa qualidade.
Quando os processos internos são mapeados corretamente, a empresa tem uma série de ganhos. As rotinas apresentarão maior performance e uma taxa de retrabalho menor. Assim, custos são reduzidos junto com os índices de erros.
Outra vantagem é a possibilidade de diminuir tarefas desnecessárias. Com maior controle sobre as rotinas de cada área, o negócio melhorará o mapeamento das atividades e definirá abordagens mais ágeis e simples.
2. Construa fluxos
Feito o mapeamento, é preciso investir na construção de fluxos inteligentes. O fluxo de trabalho, ou workflow, é a representação gráfica de como aquele processo é realizado pela área responsável.
Um fluxo de trabalho possui um papel-chave para manter as rotinas internas com alta qualidade. Ele orientará os profissionais de uma forma simples e dinâmica, garantindo que resultados sejam mais alcançáveis.
Quanto tempo uma organização leva para conceder um empréstimo ao cliente, por exemplo? Se estiver demorando mais do que a média do mercado, certamente há algum erro interno, gargalo ou alguma atividade burocrática que está sendo realizada de forma inadequada.
Nesse cenário, a melhor estratégia é avaliar o fluxo de trabalho e identificar o que pode ser feito para manter a rotina mais rápida. Ficou curioso? Então confira este artigo sobre o que é Workflow: O que é workflow e qual sua aplicação para formalização de contratos?
3. Invista em tecnologia
Com os processos mapeados e desenhados, é hora de buscar tecnologias que possam torná-los mais ágeis. O excesso de interferência humana nos processos acaba tornando-os lentos e burocráticos. Além disso, tira as pessoas do foco estratégico da organização, que é trabalhar pelo crescimento dela no mercado.
Com o apoio da tecnologia, processos tornam-se mais integrados e automatizados. Rotinas como a cobrança de pagamentos e a emissão de notas fiscais são feitas automaticamente. Dessa forma, as chances de erros (e o prazo para execução de rotinas) cairão drasticamente.
A maior integração entre profissionais tornará o fluxo de trabalho mais inovador e ágil. Problemas serão solucionados com prazos menores e combinando uma quantidade maior de conhecimentos. Assim, o negócio terá mais capacidade para atender a demandas externas.
Sugestão de Tecnologia: O S-Works é uma plataforma para automação de processos e fluxos operacionais, com foco em Bancos e Instituições Financeiras. Uma aplicação é a execução eletrônica e monitoramento online das atividades de formalização e análise de crédito, com ganhos de controle, escalabilidade e redução de custo.
4. Monitore os resultados
Uma boa gestão de processos precisa ter um sistema de mensuração de resultados eficiente. Afinal de contas, se você fez todo o trabalho de mapeamento, construção de fluxos e investimento em tecnologia, precisa comprovar que, de fato, houve melhoria nos processos.
Eles devem ser reavaliados, no mínimo, a cada semestre, para que não haja novos desvios que possam prejudicar os resultados da organização. Nesse processo, o S-Works pode ser utilizado. Ele possui uma série de funcionalidades para que o negócio consiga controlar fluxos de trabalho, identificar gargalos e avaliar o resultado de medidas corretivas.
Como um parceiro pode auxiliar na gestão de processos no setor financeiro?
Em muitos casos, a companhia pode ter problemas para otimizar as suas políticas de gestão de processos. Nesse momento, o apoio de um parceiro estratégico pode ser crucial para melhorar os fluxos de trabalho e garantir que todos consigam trabalhar da melhor maneira possível.
A empresa de consultoria contratada para otimizar a gestão de processos tomará medidas para identificar os erros cometidos em toda a cadeia operacional. Avaliando o perfil da empresa, uma estratégia de implementação de melhorias será criada.
Dessa forma, os colaboradores terão as suas rotinas otimizadas por meio de treinamentos e melhores ferramentas de trabalho. Além disso, o dia a dia da empresa passará a ter um padrão de funcionamento alinhado com as principais tendências do mercado, gerando mais competitividade para a empresa como um todo.
Gostou do nosso post e quer saber o que pode ser feito para melhorar a gestão dos seus processos com o apoio de um parceiro estratégico? Então entre em contato conosco!
